Documentos para usucapião: a lista completa, do cartório ao processo judicial

Para pedir usucapião, você vai precisar de quatro grupos de documentos: os seus documentos pessoais, a prova de que exerce a posse há tempo suficiente, os documentos técnicos do imóvel (planta e memorial descritivo) e as certidões do imóvel e das pessoas envolvidas. No cartório, entra ainda a ata notarial, lavrada por um tabelião. A lista oficial da via extrajudicial está no art. 216-A da Lei de Registros Públicos e no Provimento 149/2023 do CNJ.

Quem já tentou organizar essa papelada sabe que o problema raramente é um documento difícil. O problema é o documento esquecido. Um pedido bem montado pode voltar do cartório meses depois por causa de uma certidão vencida ou de uma assinatura que faltou na planta. Esta lista foi organizada na ordem em que os documentos costumam ser reunidos, com as observações que evitam essas idas e vindas.

1. Documentos pessoais de quem pede

• RG e CPF, ou outro documento oficial com foto.
• Certidão de nascimento, se solteiro, ou de casamento, atualizada.
• Se vive em união estável, a escritura ou o contrato que a comprova, quando houver.
• Comprovante de endereço.

Quem é casado precisa do consentimento do cônjuge, que também assina a procuração, salvo no regime de separação absoluta de bens. Se a pessoa que exerce a posse já faleceu, o pedido é feito pelo espólio ou pelos herdeiros, com a certidão de óbito e os documentos que comprovam a sucessão.

2. Prova da posse

É o coração do pedido. O objetivo é mostrar quatro coisas: desde quando você está no imóvel, que a posse não foi interrompida, que você age como dono e que ninguém se opôs. A lei pede documentos que demonstrem “a origem, a continuidade, a natureza e o tempo da posse”.

Os mais usados são:

• Contrato de compra e venda, recibo ou cessão de direitos, mesmo particulares e sem registro. Eles mostram como a posse começou e, se houver posses anteriores, permitem somar o tempo de quem ocupava antes.
• Carnês de IPTU pagos, de preferência de vários anos. Se o lançamento está no nome de outra pessoa, ainda assim o pagamento por você é um bom indício.
• Contas de água, luz, telefone e internet em seu nome, espalhadas ao longo do período.
• Notas fiscais de material de construção e contratos de reforma.
• Fotos antigas do imóvel, com data ou elementos que permitam identificar a época.
• Correspondências recebidas no endereço ao longo dos anos.
• Declarações de vizinhos e de pessoas que conhecem a história do imóvel, que no cartório podem ser colhidas pelo tabelião na ata notarial e, na Justiça, serão ouvidas como testemunhas.

Dois cuidados ajudam muito. O primeiro é cobrir o prazo inteiro: se você precisa provar 10 anos, documentos de apenas dois deles deixam um buraco. O segundo é preferir variedade: um conjunto com contas, fotos, IPTU e testemunhas convence mais do que uma pilha de documentos do mesmo tipo.

Se a modalidade escolhida for a ordinária, o contrato tem um papel especial, porque serve como justo título. Explicamos esse ponto neste artigo sobre contrato de compra e venda como justo título.

3. Planta e memorial descritivo

São os documentos técnicos que descrevem com precisão o que está sendo usucapido: medidas, área, confrontações e localização. Precisam ser assinados por profissional habilitado (engenheiro, arquiteto ou técnico com atribuição para isso), com ART, RRT ou TRT, e as assinaturas devem ter firma reconhecida.

Na via extrajudicial, a planta e o memorial devem trazer também a assinatura dos titulares de direitos registrados na matrícula do imóvel e dos imóveis vizinhos. Quem não assinar será notificado pelo cartório. Desde a Lei 13.465/2017, o silêncio do notificado é interpretado como concordância (art. 216-A, § 2º, da Lei de Registros Públicos).

Em imóvel rural, entram ainda o Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR), os comprovantes do ITR e, conforme a área, o georreferenciamento certificado pelo Incra.

Planta malfeita é uma das principais causas de exigência do cartório e de perícia demorada na Justiça. Vale conferir se as medidas batem com o que existe no terreno, com muros e cercas, e se os vizinhos indicados são os que constam nos registros.

4. Certidões

As certidões mostram a situação jurídica do imóvel e das pessoas. Na via extrajudicial, entram:

• Certidão da matrícula ou da transcrição do imóvel, emitida pelo Registro de Imóveis. Se o imóvel não tem registro, o cartório emite uma certidão negativa, que também serve.
• Certidão sobre a natureza do imóvel, emitida pela prefeitura ou pelo Incra, indicando se ele é urbano ou rural, como exige o Provimento 149/2023.
• Certidões dos distribuidores da Justiça Estadual e da Justiça Federal do local do imóvel, expedidas nos últimos 30 dias, em nome de quem pede e do cônjuge ou companheiro, e do proprietário que consta na matrícula e do cônjuge dele. Se você somou a posse de quem ocupava antes, as certidões também saem no nome desses possuidores e dos cônjuges deles. Quando você mora em outra comarca, entram também os distribuidores do seu domicílio.

Como o prazo de 30 dias é curto, convém pedir as certidões por último, quando o restante já estiver pronto.

Uma certidão positiva não impede automaticamente a usucapião. Um processo de cobrança contra o antigo proprietário, por exemplo, não costuma ter relação com a posse. Mas cada processo que aparecer precisa ser examinado, porque uma ação que discute o próprio imóvel pode ser sinal de oposição.

5. Ata notarial (somente no cartório)

A ata notarial é um documento lavrado pelo tabelião de notas do município onde está o imóvel. Nela, o tabelião registra o que constatou e o que ouviu sobre a posse: quem ocupa, desde quando, de que forma, quem são os antecessores. Pode incluir declarações de testemunhas, fotos e a descrição dos documentos apresentados.

É exigência expressa do art. 216-A, inciso I, da Lei de Registros Públicos. Na ação judicial, a ata notarial não é obrigatória, embora possa ser usada como prova.

6. Procuração

Na usucapião em cartório, o pedido é feito por advogado ou defensor público, com procuração com poderes especiais, assinada por você e pelo seu cônjuge ou companheiro. Na Justiça, vale a procuração comum para o processo.

O que muda em apartamento e casa de condomínio

Para unidade autônoma de condomínio edilício, a lei simplifica a etapa dos vizinhos. Em vez de colher a concordância de cada titular das unidades vizinhas, basta notificar o síndico (art. 216-A, § 11, da Lei de Registros Públicos). Quando a unidade pertence a condomínio ou loteamento regularmente instituído, as normas do CNJ também dispensam a planta e o memorial, bastando indicar a descrição que já consta da matrícula.

O que muda na ação judicial

Na Justiça, os documentos são praticamente os mesmos, com três diferenças:

1. a ata notarial é dispensada;
2. a petição inicial indica a modalidade e o pedido, e o juiz determina a citação do proprietário e dos confrontantes e a publicação de edital para eventuais interessados;
3. a prova da posse se completa com testemunhas ouvidas em audiência e, frequentemente, com perícia técnica sobre a área.

O passo a passo do processo está no artigo como dar entrada em ação de usucapião.

Os erros que mais atrasam o pedido

• Certidões vencidas quando o pedido é protocolado.
• Planta sem ART, RRT ou TRT, ou com medidas que não conferem com o terreno.
• Confrontante falecido indicado pelo nome, quando quem deve ser notificado é o espólio ou os herdeiros.
• Cônjuge de quem pede ou do proprietário, ou possuidor anterior cuja posse foi somada, esquecido nas certidões.
• Prova da posse concentrada em poucos anos, com lacunas no meio do prazo.
• Escolha de uma modalidade cujo prazo ainda não se completou.

Perguntas frequentes

Posso pedir usucapião sem nenhum documento de compra?

Pode. Na usucapião extraordinária, a lei não exige título nem boa-fé. Nesse caso, a posse é provada por contas, IPTU, fotos, testemunhas e outros documentos que mostrem o tempo e a forma de ocupação.

O IPTU precisa estar no meu nome?

Não. O que importa é provar que você pagou. Ainda assim, transferir o cadastro do IPTU para o seu nome, quando a prefeitura permite, fortalece a prova para os anos seguintes.

Quanto tempo valem as certidões?

Na usucapião em cartório, as certidões dos distribuidores precisam ter sido expedidas nos últimos 30 dias. A certidão da matrícula também deve ser recente, conforme as normas da corregedoria de cada estado.

Preciso de testemunhas na usucapião em cartório?

Não há número mínimo obrigatório, mas declarações de vizinhos e de pessoas que conhecem a posse costumam constar da ata notarial e reforçam muito o pedido.

Quem faz a planta e o memorial?

Um profissional habilitado, como engenheiro, arquiteto ou técnico com atribuição para levantamento topográfico, que emite a ART, a RRT ou a TRT correspondente.

Para entender o quadro completo

A lista de documentos depende da modalidade escolhida, e a modalidade depende do tempo e da forma da sua posse. O guia completo de usucapião explica cada uma delas e o passo a passo em cartório.

Uma boa forma de começar é separar tudo o que você já tem, por ano, numa pasta. Os buracos aparecem sozinhos, e fica mais fácil saber o que ainda falta buscar.