Usucapião extrajudicial negada no cartório: o que fazer depois da nota de exigência

Com a usucapião extrajudicial negada pelo cartório, o requerente tem quatro saídas: cumprir as exigências da nota, pedir ao oficial que reconsidere a recusa em quinze dias, pedir que o caso seja levado ao juiz pela suscitação de dúvida ou entrar com a ação judicial de usucapião. A recusa no cartório não encerra o direito, porque a lei diz que a rejeição do pedido extrajudicial não impede a ação de usucapião (art. 216-A, § 9º, da Lei 6.015/1973).

A escolha depende do momento (uma nota de exigência no meio do procedimento pede complemento, e uma nota de rejeição no fim encerra a via do cartório, salvo impugnação no prazo ou suscitação de dúvida) e da natureza do problema: um documento faltando, uma divergência com o oficial ou a oposição de um vizinho.

Imagine o Sérgio, um caso hipotético. Ele mora há dezoito anos numa casa em Caraguatatuba, comprada por contrato particular de um senhor que nunca passou a escritura. Pediu a usucapião no Registro de Imóveis e, semanas depois, recebeu uma nota com três exigências: a certidão do distribuidor estava vencida, a ata notarial se apoiava só nas declarações dele e faltava a anuência do dono de um terreno vizinho, que morreu há alguns anos. O cartório pediu uma escritura de herdeiros desse vizinho, e o Sérgio não tem como obrigar a família dele a fazer escritura nenhuma. O que ele pode fazer?

Nota de exigência ou nota de rejeição: qual delas você recebeu?

Durante o procedimento, o oficial pode pedir documentos e fazer diligências para esclarecer dúvidas, imprecisões ou incertezas (art. 414 do Provimento CNJ 149/2023). A nota que chega nessa fase é uma nota de exigência. O pedido continua vivo e a prenotação, que garante a prioridade do requerente no registro, fica prorrogada até o acolhimento ou a rejeição do pedido (art. 216-A, § 1º, da Lei 6.015/1973).

Se, ao final das diligências, os problemas persistirem, o oficial rejeita o pedido por meio de nota de devolução fundamentada (art. 414, § 2º, do Provimento 149). Aqui a situação muda: com a rejeição, cessam os efeitos da prenotação e da prioridade, salvo se for suscitada dúvida (art. 414, § 4º). Os prazos e as opções mudam conforme a fase.

O que a nota do cartório precisa conter

A Lei 6.015/1973, na redação dada pela Lei 14.382/2022, exige que a exigência seja indicada por escrito, de uma só vez, de forma articulada, clara e objetiva, com data, identificação e assinatura do oficial ou do preposto responsável (art. 198). O Provimento 149 reforça que a rejeição do pedido de usucapião deve vir em nota fundamentada.

A nota deve dizer o que falta e por quê. Se ela só afirma “documentação insuficiente”, sem apontar documento nem dispositivo, o primeiro passo é pedir esclarecimento por escrito ao próprio cartório.

Primeiro caminho: cumprir a exigência

A maior parte das notas trata de documentos, e a solução mais rápida costuma ser atendê-las. Uma certidão vencida se renova, uma assinatura sem firma reconhecida se corrige e uma planta com medida divergente se refaz com o profissional que a assinou.

Enquanto o pedido estiver em andamento, a prenotação continua prorrogada. Fora da usucapião, a regra geral é outra: os efeitos da prenotação cessam se o título não for registrado em 20 dias por omissão do interessado em atender às exigências (art. 205 da Lei 6.015/1973, na redação da Lei 14.382/2022). Quem não responde corre o risco de ver o pedido rejeitado, e a prenotação perde o efeito.

O Sérgio resolve assim duas exigências: pede nova certidão do distribuidor e volta ao tabelião para complementar a ata notarial com testemunhas, fotografias e documentos. O Provimento 149 diz que a ata não pode se basear apenas nas declarações do requerente (art. 402, § 2º).

Segundo caminho: pedir ao oficial que reconsidere

Se o pedido já foi rejeitado e o requerente discorda, ele pode impugnar a rejeição perante o próprio oficial, no prazo de quinze dias. O oficial tem o mesmo prazo para reanalisar o pedido e reconsiderar a nota. Se mantiver a recusa, deve suscitar a dúvida registral, nos termos do art. 198 da Lei 6.015/1973 (art. 414, § 5º, do Provimento 149).

A impugnação funciona melhor quando a nota se apoia num erro identificável, como uma exigência que a norma não prevê ou um documento que já estava no processo.

Terceiro caminho: a suscitação de dúvida

A dúvida é o procedimento pelo qual o juiz decide se a exigência do oficial é correta. O requerente que não concorda com a exigência, ou não tem como cumpri-la, pede ao oficial que remeta o título e a declaração de dúvida ao juízo competente (art. 198). Na usucapião, a lei permite a dúvida “em qualquer caso” (art. 216-A, § 7º), o que inclui o curso do procedimento.

O oficial anota a dúvida no protocolo, entrega ao apresentante uma cópia das razões e o notifica para impugná-las perante o juízo competente em 15 dias. Depois, envia tudo ao juízo por meio eletrônico (art. 198, § 1º). Em São Paulo, quem decide é o juiz corregedor permanente do cartório; na capital, a 1ª Vara de Registros Públicos. O Ministério Público se manifesta antes da sentença.

Da sentença cabe apelação, que o interessado, o Ministério Público e o terceiro prejudicado podem interpor, com efeitos devolutivo e suspensivo (art. 202). Em São Paulo, essa apelação é julgada pelo Conselho Superior da Magistratura do Tribunal de Justiça, com relatoria do Corregedor Geral da Justiça.

Dois cuidados evitam a perda do procedimento.

O primeiro é discutir todas as exigências que se pretende afastar. O Conselho Superior considera prejudicada a dúvida quando o interessado aceita parte das exigências e discute só as outras, porque o registro não poderia ser feito de qualquer forma. Foi o que aconteceu na Apelação Cível nº 1014391-67.2015.8.26.0405 (Osasco, j. 14/10/2016), sobre uma carta de adjudicação extraída de desapropriação: a interessada admitiu, no recurso, uma das exigências e se comprometeu a cumpri-la depois, e o Conselho Superior não conheceu da apelação, porque não admite decisão condicional. Se uma exigência é simples de cumprir, o mais seguro é cumpri-la antes de suscitar a dúvida.

O segundo é lembrar que a decisão da dúvida tem natureza administrativa e não impede o processo judicial (art. 204). Perder a dúvida não tira do requerente o direito de entrar com a ação de usucapião.

A dúvida também serve para corrigir rejeições prematuras. Na Apelação Cível nº 1000912-93.2025.8.26.0554 (Santo André, j. 11/12/2025), o oficial havia rejeitado o pedido por considerar insuficiente a prova dos quinze anos de posse, mesmo depois da justificação administrativa, sem ter enviado as notificações aos titulares de direitos reais sobre o imóvel. O Conselho Superior deu provimento ao recurso e determinou a retomada do procedimento, porque a qualificação definitiva só deve ocorrer depois de esgotadas as etapas previstas.

E a dúvida inversa?

A dúvida inversa é aquela que o próprio interessado leva diretamente ao juiz, sem passar pelo pedido ao oficial. Ela não está na Lei 6.015/1973, mas a jurisprudência administrativa do Conselho Superior da Magistratura de São Paulo a admite, e aplica a ela regras das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, como a que trata da apresentação do título original.

A exigência formal é rigorosa. O título original precisa estar no cartório, com prenotação válida. Na Apelação Cível nº 1004110-57.2024.8.26.0366 (Mongaguá, j. 5/8/2026), a dúvida inversa foi julgada prejudicada porque o interessado retirou a escritura original do cartório antes de a dúvida ser distribuída, e a cópia digital no processo eletrônico não supriu a falta. Quem pretende usar esse caminho deve deixar os documentos originais no cartório.

Quarto caminho: a ação judicial de usucapião

A rejeição no cartório não impede a ação (art. 216-A, § 9º, da Lei 6.015/1973, e art. 414, § 3º, do Provimento 149). Em muitos casos, ir ao Judiciário é a decisão mais sensata.

A ação faz mais sentido quando o problema vai além dos documentos. Se a posse depende de muitas testemunhas, se há um vizinho disposto a contestar ou se o titular da matrícula não pode ser localizado e a questão envolve interpretação jurídica controvertida, o juiz tem instrumentos que o oficial não tem: audiência, perícia e sentença com força de coisa julgada. A planta, o memorial, a ata notarial e as certidões já reunidos servem para instruir a ação de usucapião.

Quando a recusa vem de uma impugnação

Há uma situação própria, em que a recusa parte de outra pessoa. Quando o titular de um direito na matrícula, um confrontante, um ente público ou outro interessado se opõe, o oficial tenta a conciliação ou a mediação entre as partes (art. 415 do Provimento 149).

Se não houver acordo e a impugnação for justificada, a via extrajudicial termina. O oficial lavra um relatório de todo o procedimento e os autos seguem para o juízo da comarca do imóvel, cabendo ao requerente emendar o pedido para adequá-lo ao procedimento comum (art. 216-A, § 10, na redação da Lei 14.382/2022, e art. 415, §§ 1º a 3º, do Provimento 149).

Se a impugnação for injustificada, o oficial não a admite. Quem discordar dessa decisão pode suscitar dúvida (art. 216-A, § 10).

Os caminhos lado a lado

Os motivos de exigência mais comuns

Conhecer as recusas mais frequentes ajuda a preparar o pedido e a responder à nota. Os requisitos da usucapião extrajudicial estão no art. 216-A da Lei 6.015/1973 e no art. 401 do Provimento 149, e é deles que saem quase todas as exigências.

• Planta e memorial descritivo. Faltam a anotação de responsabilidade técnica, as assinaturas dos titulares e confrontantes ou o reconhecimento de firma (art. 401, II e § 6º). Também aparece divergência entre as medidas da planta e as da matrícula e, no imóvel rural, falta de georreferenciamento quando a lei o exige (art. 401, V).
• Ata notarial. A ata repete apenas o que o requerente disse, sem testemunhas, imagens ou documentos que mostrem a posse e o seu tempo (art. 402, § 2º).
• Confrontantes e titulares que não assinaram. Eles precisam ser notificados para se manifestar em quinze dias, e o silêncio vale como concordância (art. 216-A, § 2º, e art. 407 do Provimento 149). Quem não é encontrado pode ser notificado por edital (art. 216-A, § 13), mas só depois de tentada a notificação pessoal.
• Titular falecido. Os herdeiros legais podem assinar a planta e o memorial se apresentarem escritura pública declaratória de únicos herdeiros com nomeação de inventariante (art. 409 do Provimento 149). Essa escritura é o meio de os herdeiros darem a concordância; ela não é condição para que sejam notificados. O Conselho Superior entendeu que, sem inventário, os herdeiros devem ser identificados e notificados, e afastou a exigência da escritura (Apelação Cível nº 1005092-83.2020.8.26.0278, Itaquaquecetuba, 2022). A dúvida, ali, foi mantida por outro motivo: faltavam a qualificação e a prova de quem eram os herdeiros.
• Posse sem documentos. Se não houver justo título ou outros documentos suficientes, a posse pode ser comprovada em justificação administrativa no próprio cartório (art. 216-A, § 15, e art. 414, § 1º, do Provimento 149).
• Certidões vencidas ou incompletas. As certidões dos distribuidores e a que indica a natureza urbana ou rural do imóvel devem ter sido expedidas nos últimos trinta dias (art. 401, IV e VIII).

Voltando ao Sérgio: a exigência da escritura de herdeiros do vizinho é a que ele tem argumentos para discutir. O caminho é pedir ao oficial que notifique os herdeiros, indicando quem são e onde moram. Se o oficial mantiver a exigência, o Sérgio pode suscitar a dúvida, depois de cumprir as outras duas exigências para que a dúvida não fique prejudicada.

Como responder à nota sem perder o procedimento

1. Confira se a nota é uma exigência no curso do pedido ou uma rejeição final.
2. Cumpra primeiro as exigências que se resolvem com documentos.
3. Se o pedido foi rejeitado, conte os quinze dias para a impugnação perante o oficial.
4. Ao suscitar dúvida, deixe os originais no cartório e discuta todas as exigências que pretende afastar.
5. Se houver impugnação de terceiro ou prova difícil de produzir no cartório, avalie a via judicial.

Usucapião no cartório e na Justiça

A Caldeira Advogados Associados atua em pedidos de usucapião extrajudicial nos Registros de Imóveis do Estado de São Paulo, na resposta a notas de exigência, em procedimentos de dúvida e em ações judiciais de usucapião. A página de Usucapião de imóveis descreve esse trabalho.

Para aprofundar

• Documentos para usucapião
• Quanto tempo demora a usucapião: processo judicial e extrajudicial
• Usucapião extrajudicial em cartório no Litoral Norte de SP

Perguntas frequentes

Se o cartório negou a usucapião, perdi o direito?

Não. A rejeição do pedido extrajudicial não impede a ação de usucapião (art. 216-A, § 9º, da Lei 6.015/1973). O que se perde, com a rejeição, é a prioridade da prenotação, salvo se for suscitada dúvida.

Qual é o prazo para contestar a rejeição no cartório?

Quinze dias, contados da rejeição. A impugnação é apresentada ao próprio oficial, que pode reconsiderar a nota no mesmo prazo ou suscitar dúvida ao juiz (art. 414, § 5º, do Provimento CNJ 149/2023).

O que é suscitação de dúvida?

É o pedido para que o juiz decida se a exigência do oficial está correta. O juiz decide depois de ouvir o Ministério Público, e da sentença cabe apelação, que em São Paulo é julgada pelo Conselho Superior da Magistratura.

Posso discutir só uma das exigências e cumprir as outras depois?

Não é recomendável. O Conselho Superior da Magistratura considera a dúvida prejudicada quando o interessado concorda com parte das exigências, porque o registro não poderia ser feito mesmo que ele vencesse. O mais seguro é cumprir as exigências simples antes e discutir na dúvida apenas as que restarem.

Os documentos do cartório servem para a ação judicial?

Servem. A planta, o memorial descritivo, a ata notarial e as certidões podem instruir a ação de usucapião. Quando o pedido é remetido ao juízo por impugnação de terceiro, o requerente emenda o pedido para adequá-lo ao procedimento comum, sem começar do zero.

Foto de capa: John Tuesday no Unsplash.